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市長への手紙等の受信返信に関する要望について

更新日:2019年8月27日

要旨

市長への手紙を定められたフォームへ記入し送信しますが、現在のシステムは発信者の手元に記入内容が残りません。
また、すでに受信確認について企業では導入しているところも多くなっていますが、受信者は、受信確認開封時に発信者に受信開封を自動返信し、受けた内容も返信する仕組みもありません。このために、誰に見てもらったのか、開封されたのか、着いているのかが気になりますが、現在はその確認ができない状況にあります。
本来なら、市民からのメールは一元管理し、そこから担当部署へ転送され、対応の仕方等の回答は一元管理をしている部署から、市民の質問等の申出者へ回答されるべきではないでしょうか。市として受付をしたのですから、完結まで一か所でフォローし、責任をもって管理をお願いしたいと思います。

回答内容

本市の「市長への手紙」につきましては、封書で送られてきたものと市ウェブサイトへ入力されたものがあり、ともに先ず広聴相談課で収受し、寄せられた手紙の内容から回答課を確定しております。その後、「市長への手紙」を担当課へ回付して回答を作成し、市長の確認を経て返信しております。
この事務処理におきましては、収受から回答まで住民ニーズシステムを活用し、広聴相談課において管理しております。
また、担当課へ直接メールで問合せをする場合、または、市ウェブサイトから「ちょっと教えて(?はてな)ボックス」を使われた場合には、直接担当課からお問合わせについて説明をさせていただくこととなっております。
御要望のございました、受信確認及び送信内容を確認できる仕組みにつきましては、現行の住民ニーズシステムの更新を令和2年度内に実施する予定で、現在庁内関係部署での検討を進めておりますので、併せて、その導入についても検討させていただきます。

お問い合わせ
企画部広聴相談課
電話番号:0436-23-9706

企画部シティプロモーション推進課
電話番号:0436-23-9821

お問い合わせ先

企画部 広聴相談課
市原市国分寺台中央1丁目1番地1 第2庁舎1階
電話:0436-23-9706 ファクス:0436-23-9707

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